Versione 1.0 — Ultimo aggiornamento: 27/04/2026
La presente informativa descrive come Actiwork S.r.l. tratta i dati personali raccolti tramite la piattaforma PASS (Payroll Advanced Support System) accessibile da https://www.myudp.it/pass/, ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») e del D.Lgs. 196/2003 e s.m.i.
Actiwork S.r.l.
Sede legale: Piazza Palmiro Togliatti, 8 — 00047 Roma (RM)
P.IVA / C.F.: 06313621002
Telefono: 06 4549 5400
Email: postmaster@myudp.it
PEC e contatti per esercizio diritti: postmaster@myudp.it
Il Titolare non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), non essendone obbligato ai sensi dell'art. 37 GDPR. Per ogni richiesta privacy resta competente l'indirizzo sopra indicato.
La piattaforma tratta le seguenti categorie di dati, conferiti dall'utente o generati dall'uso del servizio:
| Finalità | Base giuridica (art. 6 GDPR) |
|---|---|
| Erogazione del servizio (login, ticket, gestione cedolini, fascicolo HR) | Esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte (art. 6.1.b) |
| Adempimenti fiscali, previdenziali, di sicurezza sul lavoro e archiviazione obbligatoria | Obbligo di legge (art. 6.1.c) |
| Trattamento di dati relativi alla salute nel Fascicolo HR | Adempimenti in materia di lavoro e protezione sociale (art. 9.2.b GDPR) |
| Sicurezza informatica della piattaforma, log di audit, prevenzione frodi | Legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f) |
| Comunicazioni di servizio (notifiche tecniche, conferme, scadenze) | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
Il Titolare può proporre all'interno della Piattaforma l'attivazione di moduli o servizi aggiuntivi facoltativi (es. Smart Working compliance, Fascicolo HR, modulo Presenze): tale proposta avviene esclusivamente nel contesto del rapporto contrattuale in essere e non costituisce attività di marketing diretto. Il Titolare non effettua profilazione automatizzata che produca effetti giuridici sull'interessato (art. 22 GDPR) e non invia comunicazioni promozionali a soggetti non clienti senza il loro previo consenso. Per i clienti già attivi è ammessa, ai sensi dell'art. 130 c. 4 D.Lgs. 196/2003, la promozione di servizi analoghi a quelli già acquistati, sempre con possibilità per l'interessato di opporsi in qualsiasi momento (opt-out) scrivendo a postmaster@myudp.it.
I dati sono trattati con strumenti elettronici protetti da: cifratura del traffico in transito (HTTPS/TLS), controllo degli accessi tramite credenziali individuali, segregazione dei dati per tenant (multi-tenant), profili autorizzativi per ruolo, log di audit delle operazioni significative, backup periodici crittografati. L'accesso fisico ai server è gestito dal fornitore di hosting (Aruba S.p.A.) presso datacenter certificati ISO/IEC 27001 ubicati in Italia.
| Categoria di dato | Conservazione |
|---|---|
| Note e stati di lavorazione paghe (periodi paga, note di servizio, flag di stato) | 5 anni dalla chiusura del periodo paga |
| Documenti accessori caricati nel cassetto documenti (allegati PDF, comunicazioni, circolari) | Per il tempo deciso dallo Studio o dall'Azienda titolare; cancellabili in qualsiasi momento dalle stesse |
| Documenti del Fascicolo HR (contratti, UniLav, attestati) | Per la durata del rapporto + 10 anni dalla cessazione |
| Certificati medici e visite del Medico Competente | Conservati esclusivamente per il periodo previsto dal D.Lgs. 81/2008 e relative tabelle del Medico Competente |
| Ticket di assistenza chiusi | 2 anni dalla data di chiusura |
| Log di accesso e di sicurezza | 6 mesi (Provv. Garante 27/11/2008 amministratori di sistema) |
| Log applicativi (audit di operazioni) | 24 mesi |
| Dati di account utente | Per la durata del rapporto contrattuale; cancellazione su richiesta entro 30 giorni |
| Registro consensi cookie | 5 anni (onere della prova art. 7 GDPR) |
I dati sono accessibili al personale autorizzato del Titolare e dello Studio cliente di cui l'utente è dipendente o referente. Possono essere comunicati a:
I dati non sono diffusi e non sono ceduti a terzi a fini commerciali.
Il Titolare si avvale dei seguenti fornitori, designati Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR:
| Fornitore | Servizio | Sede | Informativa |
|---|---|---|---|
| Aruba S.p.A. | Hosting, datacenter, backup | Italia (UE) | aruba.it |
| Sendinblue S.A.S. (Brevo) | Invio email transazionali (notifiche, conferme, ticket) | Francia (UE) | brevo.com |
| Google Ireland Ltd. | Google Fonts (caricamento font tipografici) | Irlanda (UE) — possibili trasferimenti USA | policies.google.com |
| Cloudflare Inc. | CDN per Tailwind CSS e Chart.js (cdn.tailwindcss.com, cdn.jsdelivr.net) | USA (con clausole contrattuali standard UE) | cloudflare.com |
Alcuni fornitori (Google, Cloudflare) possono trasferire dati negli Stati Uniti. Tali trasferimenti avvengono sulla base delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea (Decisione 2021/914/UE) e, ove applicabile, dell'adesione al EU-U.S. Data Privacy Framework. È possibile richiedere copia delle garanzie scrivendo a postmaster@myudp.it.
L'interessato può esercitare in ogni momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR:
Per esercitare i diritti è sufficiente scrivere a postmaster@myudp.it. Il Titolare risponde entro 30 giorni dalla richiesta.
L'interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati violi il GDPR può proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali: Piazza Venezia, 11 — 00187 Roma — www.garanteprivacy.it — protocollo@gpdp.it
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Il Titolare si riserva di aggiornare la presente informativa per adeguarla a sopravvenute modifiche normative o organizzative. La versione corrente e la data di ultimo aggiornamento sono indicate in apertura del documento. Le modifiche sostanziali sono comunicate agli utenti tramite la piattaforma.
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