Termini e Condizioni

I presenti Termini e Condizioni («Termini») regolano l'accesso e l'utilizzo della piattaforma PASS (di seguito anche «la Piattaforma» o «il Servizio»), erogata da Actiwork S.r.l. — Piazza Palmiro Togliatti 8, 00047 Roma (RM), P.IVA 06313621002 (di seguito «Actiwork» o «il Fornitore»).

1. Accettazione dei Termini

L'accesso e l'utilizzo della Piattaforma comportano la piena ed integrale accettazione dei presenti Termini, della Privacy Policy e della Cookie Policy. Chi non intende accettare le presenti condizioni è invitato a non utilizzare il Servizio.

2. Descrizione del Servizio

La Piattaforma è uno strumento Software-as-a-Service (SaaS) destinato a studi professionali (consulenti del lavoro, commercialisti) e alle aziende loro clienti, per la gestione di:

• Anagrafica di aziende, dipendenti e collaboratori
• Attività e pratiche dello Studio, scadenzario, fatturazione delle prestazioni
• Richieste di assistenza (ticket) e comunicazioni di servizio
• Modulistica per assunzioni, cessazioni, trasformazioni e variazioni
• Coordinamento del ciclo paga: stati di avanzamento, note, variazioni mensili, presenze
• Fascicolo del personale e Fascicolo aziendale, con controllo delle scadenze
• Smart Working: accordi individuali, informativa sui rischi e comunicazioni obbligatorie
• Apprendistato, Welfare, Fondi, Deleghe e Dichiarativi
• Regolamento e Compliance aziendale
• Strumenti commerciali dello Studio: listini, preventivi, contratti

Che cosa la Piattaforma non fa. Il Servizio non produce, non elabora e non distribuisce i cedolini paga, le dichiarazioni fiscali (730, redditi, 770, CU) e i modelli F24: questi documenti restano prodotti dallo Studio con i propri programmi di elaborazione, esterni alla Piattaforma. Cio' che la Piattaforma gestisce e' il coordinamento del lavoro e la conservazione dei documenti che lo Studio o l'azienda vi caricano.

Il Servizio non costituisce consulenza fiscale, giuslavoristica o legale; è uno strumento operativo a supporto dei professionisti abilitati.

Servizi aggiuntivi a canone. Alcuni moduli (a titolo di esempio Smart Working, Fascicolo HR, Compliance) sono attivabili separatamente e regolati da uno specifico contratto di servizio fra lo Studio e il Fornitore, o fra lo Studio e la propria azienda cliente. In caso di contrasto, il contratto di servizio prevale sui presenti Termini limitatamente al modulo che disciplina.

3. Sottoscrizione elettronica dei documenti

La Piattaforma consente di sottoscrivere o confermare documenti online (a titolo di esempio: accordi di lavoro agile, informative, contratti di servizio, deleghe, atti di nomina). La sottoscrizione avviene mediante un collegamento personale inviato al destinatario e la spunta di accettazione: la Piattaforma registra nome del firmatario, data e ora, indirizzo IP, dispositivo utilizzato e impronta informatica (hash) del documento sottoscritto, e ne conserva la copia esatta.

Tale modalità costituisce una firma elettronica semplice ai sensi del Regolamento (UE) 910/2014 (eIDAS) e dell'art. 20 del D.Lgs. 82/2005: il documento è liberamente valutabile in giudizio quanto a qualità, sicurezza e immodificabilità, e non equivale alla firma elettronica qualificata o digitale. Dove la legge o il contratto richiedano una forma più solenne, la sottoscrizione va raccolta separatamente. L'utente che firma dichiara di avere il potere di impegnare il soggetto che rappresenta.

4. Account e credenziali

L'accesso al Servizio avviene tramite credenziali fornite dall'amministratore dello Studio o, su sua delega, dall'azienda cliente. L'utente si impegna a:

• Custodire con la massima diligenza le proprie credenziali, non condividerle, non cederle a terzi.
• Comunicare tempestivamente al proprio amministratore qualunque accesso non autorizzato o sospetto.
• Aggiornare i propri dati di contatto in caso di variazione.

Il Fornitore si riserva di sospendere o disattivare account in caso di uso anomalo, fraudolento o di violazione dei presenti Termini.

5. Obblighi e divieti dell'utente

L'utente si impegna a utilizzare la Piattaforma nel rispetto della legge e dei principi di correttezza, e in particolare a:

• Non caricare contenuti illeciti, diffamatori, lesivi della privacy altrui o protetti da diritti di terzi senza autorizzazione.
• Non tentare di accedere a dati di altri utenti o aziende, di aggirare i meccanismi di sicurezza, di compromettere il funzionamento del Servizio.
• Non utilizzare il Servizio per attività di spam, phishing, o invio massivo non autorizzato.
• Garantire la veridicità e l'aggiornamento dei dati inseriti, in particolare di quelli fiscali, anagrafici e relativi al rapporto di lavoro.

6. Proprietà intellettuale

Tutti i diritti su software, codice sorgente, layout, marchi, logo, testi e contenuti della Piattaforma sono di titolarità esclusiva di Actiwork o dei suoi licenzianti. È vietata ogni forma di riproduzione, distribuzione, modifica, decompilazione, reverse engineering, salvo nei limiti consentiti dalla legge. I dati caricati dall'utente o dalla sua azienda restano di sua proprietà; Actiwork acquisisce esclusivamente i diritti necessari all'erogazione del Servizio.

7. Disponibilità del Servizio e manutenzione

Il Fornitore si impegna a mantenere il Servizio disponibile con la massima continuità tecnica ragionevole. Sono possibili interruzioni programmate per manutenzione, aggiornamenti o cause di forza maggiore. Le interruzioni non programmate sono comunicate appena possibile tramite la Piattaforma stessa o via email. Non è prevista una garanzia di SLA contrattuale specifica salvo accordi separati.

8. Limitazione di responsabilità

Il Servizio è fornito «come disponibile». Salvo i limiti inderogabili di legge (in particolare l'art. 1229 c.c., che vieta l'esclusione della responsabilità per dolo o colpa grave), il Fornitore non risponde di:

• Danni indiretti, perdite di profitto o di occasioni d'affari, perdita di dati derivante da uso improprio o da mancato backup di parte dell'utente.
• Indisponibilità temporanea per cause non imputabili al Fornitore (interruzioni dei fornitori di servizi terzi, forza maggiore, attacchi informatici esterni nonostante l'adozione di misure di sicurezza adeguate).
• Errori o omissioni nei dati inseriti dall'utente o dalla sua azienda.

L'utente è invitato a effettuare backup periodici dei propri dati tramite le funzioni di esportazione disponibili nella Piattaforma.

9. Trattamento dei dati personali

Le modalità di trattamento dei dati personali sono descritte nella Privacy Policy. Il rapporto tra Actiwork e lo Studio cliente, in relazione ai dati dei dipendenti delle aziende clienti dello Studio, è regolato da apposito atto di nomina a Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, che il Fornitore mette a disposizione del Titolare e che può essere sottoscritto tramite la Piattaforma con le modalità di cui alla sezione 3.

10. Modifiche ai Termini

Il Fornitore si riserva la facoltà di modificare i presenti Termini in qualsiasi momento, dandone comunicazione tramite la Piattaforma o via email. Le modifiche sono efficaci a partire dalla data di pubblicazione. La versione vigente è sempre indicata in apertura del documento.

11. Recesso e cessazione

Lo Studio o l'azienda cliente può cessare l'utilizzo del Servizio in qualunque momento dandone comunicazione scritta al Fornitore. La cessazione comporta la disabilitazione dell'accesso e, decorsi i termini di legge per la conservazione dei dati (vedi sez. 5 della Privacy Policy), la cancellazione degli archivi su richiesta. I dati possono essere esportati prima della cessazione tramite le funzioni della Piattaforma.

12. Legge applicabile e foro competente

I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana. Per ogni controversia derivante dai medesimi è competente in via esclusiva il Foro di Roma. Resta ferma la competenza inderogabile del foro di residenza o domicilio del consumatore, ai sensi degli artt. 33 e seguenti del D.Lgs. 6 settembre 2005, n. 206 (Codice del Consumo), qualora l'utente rivesta la qualità di consumatore.

Per le controversie di consumo è altresì disponibile la piattaforma europea ODR di Risoluzione Online delle Controversie: ec.europa.eu/consumers/odr.

13. Contatti

Per qualsiasi domanda relativa ai presenti Termini: postmaster@myudp.it.